Sekretesspolicy för rekrytering genom Teamtailor

Tjänsten för hantering av rekryteringar och förenkling av anställningsprocessen ("Tjänsten") drivs av Teamtailor på uppdrag av KICKS Group AB ("Personuppgiftsansvarig" "vi" "oss" etc.). Det är viktigt att de personer som använder Tjänsten ("Användarna") är säkra på, och är informerade, om hur vi hanterar Användarens personuppgifter i rekryteringsprocessen. Vi strävar efter att upprätthålla högsta möjliga standard när det gäller skydd av personuppgifter. Vi behandlar, hanterar, använder och skyddar Användarens personuppgifter i enlighet med denna integritetspolicy ("Integritetspolicy").

1. Allmänt

KICKS Group AB, org. nr 556432–9281 är Personuppgiftsansvarig i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning. Användarnas personuppgifter behandlas med syftet att hantera och underlätta rekrytering av anställda till vår verksamhet.

2. Insamling av personuppgifter

Vi ansvarar för behandlingen av de personuppgifter som Användarna bidrar till Tjänsten, eller för de personuppgifter som vi på andra sätt samlar in med avseende på Tjänsten.

När och hur vi samlar in personuppgifter
Vi samlar in personuppgifter om Användare från Användare, när Användare;

• gör en ansökan via Tjänsten eller på annat sätt lägger till personuppgifter om sig själv personligen eller genom att använda en tredje part, t. ex. Facebook eller LinkedIn;
• använder Tjänsten för att ansluta till vår personal, genom att lägga till personuppgifter om sig själv personligen eller genom att använda en tredje part, till exempel Facebook eller LinkedIn;
• tillhandahåller identifierbara uppgifter i chatten (som tillhandahålls via den webbplats som använder Tjänsten) och sådana uppgifter som är relevanta för ansökningsförfarandet.

I vissa fall kan vi samla in personuppgifter i form av CV från tredje part, som Facebook, LinkedIn och via andra offentliga källor. Detta kallas "Sourcing" och utförs manuellt av våra anställda eller automatiskt i Tjänsten.

I vissa fall kan även befintliga anställda göra rekommendationer om potentiella arbetssökande. Sådana anställda kommer att lägga till personuppgifter om potentiella arbetssökande. I de fall detta görs anses den potentiella arbetssökanden som Användare inom ramen för denna integritetspolicy och kommer att informeras om behandlingen.

Kategorier av personuppgifter som är insamlade och som behandlas
De kategorier av personuppgifter som kan samlas in via Tjänsten kan användas för att identifiera fysiska personer från namn, e-post, bilder och videor, information från Facebook och LinkedIn-konton, svar på frågor som ställts genom rekrytering, titlar, utbildning och annan information som Användaren eller andra har tillhandahållit via Tjänsten. Endast personuppgifter som är relevanta för rekryteringsprocessen samlas in och bearbetas. 

3. Varför vi använder dina personuppgifter

3.1 För att kunna administrera och genomföra rekryteringar

Vi är alltid intresserade av att hitta professionella medarbetare som vi tror skulle kunna passa hos just oss. När du söker arbete hos oss behöver vi därför kunna utvärdera din lämplighet för den tjänst du söker, göra urval av kandidater och kommunicera med dig.

Exempel på behandlingar som utförs för ändamålet:

• Vi kommunicerar med dig i samband med en pågående rekrytering angående tjänsten, vårt företag eller andra frågor relaterade till rekryteringen.
• Vi kallar till och genomför intervjuer och olika typer av tester (t ex personlighetstest och kunskapstest) samt återkopplar till dig efter genomförd intervju/test.
• Vi inhämtar omdömen från referenser som du har uppgett.
• Vi bedömer dina kvalifikationer i förhållande till den lediga tjänsten.

Laglig grund för behandlingen av personuppgifter är vårt berättigade intresse av att kunna rekrytera nya medarbetare.

Mottagare av personuppgifter: Systemleverantör för rekrytering och leverantör av tester.

Vi raderar uppgifterna senast 730 dagar efter avslutad rekrytering. Notera att vissa personuppgifter kan sparas under en längre tid om vi behöver dessa för ändamål 3.3 och 3.4 eller ifall du har samtyckt till att finnas kvar i vår kandidatdatabas.

3.2 För att kunna skapa och administrera en kandidatdatabas

Om du är intresserad av att framtida lediga tjänster kan vi spara din spontanansökan eller ansökan från tidigare rekryteringsförfarande i vår kandidatdatabas. På så sätt kan vi matcha din profil med nya tjänster som kan vara relevanta för just dig.

Exempel på behandlingar som utförs för ändamålet:

• Vi sparar ansökningar från tidigare rekryteringsförfaranden och spontanansökningar och matchar kandidaters profil med nya tjänster.

Laglig grund för behandlingen av personuppgifter är ditt föregående samtycke.

Mottagare av personuppgifter: Systemleverantör för rekrytering

Vi sparar dina personuppgifter så länge du inte återkallar ditt samtycke, men som längst i 730 dagar från din senaste aktivitet. Med aktivitet menas att du sökt en ny tjänst, loggat in på ditt användarkonto eller annars uppdaterat dina uppgifter i din profil.

3.3 För att kunna uppfylla skyldigheter enligt lag

Vid rekrytering av nya medarbetare finns det ibland lagar och krav som påverkar vår rekryteringsprocess. För att uppfylla dessa krav kan vi behöva behandla den arbetssökandes personuppgifter, t.ex. när vi behöver påkalla fackliga förhandlingar. Nedan framgår vilka skyldigheter vi som arbetsgivare har vid tillsättning av nya medarbetare.

Exempel på behandlingar som utförs för ändamålet:

• Vi förhandlar med berörda fackliga organisationer vid tillsättning av chefer med personalansvar. I detta fall har facket rätt att yttra sig över tilltänkt kandidats lämplighet.

Behandlingen är nödvändig för att uppfylla rättsliga förpliktelser enligt lag.

Mottagare av personuppgifter: Fackliga motparter

Vi raderar uppgifterna senast 730 dagar efter avslutad rekrytering. Därefter kan uppgifterna sparas för ändamål 3.4.

3.4 För att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk

Ibland kan tvister uppkomma där vi behöver kunna utreda, fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Det kan t.ex. gälla vid tvist om brott mot diskrimineringslagen eller kollektivavtal.

Exempel på behandlingar som utförs för ändamålet:

• Vi behandlar de personuppgifter som krävs för att vi ska kunna hantera en tvist, t.ex. ett rättsligt anspråk enligt diskrimineringslagen eller brott mot kollektivavtal.

Laglig grund för behandlingen är vårt berättigade intresse av att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Mottagare av personuppgifter: Arbetsgivarorganisation, juridiskt ombud, fackliga och andra motparter.

Vi raderar uppgifterna senast 2 år efter avslutad rekrytering (enligt preskriptionstider i lag och kollektivavtal).

Lagring och överföring
De personuppgifter som samlas in via Tjänsten lagras och behandlas inom EU / EES, sådant tredjeland som anses av Europeiska kommissionen för att ha tillräcklig skyddsnivå eller behandlas av sådana leverantörer som har ingått sådana bindande avtal som helt uppfyller lagenligheten av överföringar till tredje land eller till andra leverantörer där tillräckliga skyddsåtgärder finns för att säkerställa de registrerades rättigheter. För att få dokumentation om sådana skyddsåtgärder, kontakta oss med hjälp av kontaktuppgifterna som anges i punkt 10.

4. Användarens rättigheter

Användare har rätt att begära information om de personuppgifter som behandlas av oss genom att skriftligen underrätta oss genom att använda kontaktuppgifterna enligt punkt 10 nedan. Användare har rätt till en (1) kopia av de behandlade personuppgifter som tillhör dem utan kostnad. För ytterligare kopior har personuppgiftsansvarig rätt att ta ut en rimlig avgift på grundval av administrativa kostnader för sådan efterfrågan.

Användare har rätt till, vid behov, korrigering av felaktiga personuppgifter om den Användaren, genom att skriftligen begära sådan korrigering med hjälp av kontaktuppgifterna i punkt 10 nedan.

Användaren har rätt att kräva radering eller begränsning av behandling, och rätten att invända mot behandling baserat på berättigat intresse under vissa omständigheter.

Användaren har rätt att återkalla ett samtycke till behandling som har givits av Användaren till den Personuppgiftsansvarige. Att nyttja denna rätt kan dock innebära att användaren inte kan ansöka om ett visst jobb eller på annat sätt använda Tjänsten.

Användaren har under vissa omständigheter rätt till överföring av sina personuppgifter (dataportabilitet), vilket innebär rätten att få ut sina personuppgifter och överföra dessa till en annan personuppgiftsansvarig, så länge detta inte negativt påverkar andras fri- och rättigheter.

Användaren har rätt att lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten angående behandling av sina personuppgifter, om Användaren anser att behandlingen av personuppgifterna strider mot aktuell personuppgiftslagstiftning.

5. Säkerhet

Vi prioriterar den personliga integriteten och arbetar därför aktivt för att Användares personuppgifter behandlas med största försiktighet. Vi vidtar de åtgärder som rimligen kan krävas för att säkerställa att Användares personuppgifter behandlas säkert och i enlighet med denna Integritetspolicy och GDPR.

Överföring av information via internet och mobila nätverk, kan dock aldrig ske med helt riskfritt, varför all överföring sker på egen risk. Det är viktigt att Användare också tar ansvar för att säkerställa att dennes uppgifter skyddas. Det åligger Användare att tillse att dennes inloggningsuppgifter hålls hemliga.

6. Överföring av personuppgifter till tredje parter

Vi kommer inte sälja eller överföra Användares personuppgifter till tredje parter.

Vi kan dock komma att överföra personuppgifter till;

• våra leverantörer och underleverantörer, i deras roll som personuppgiftsbiträden och underbiträden, enligt våra instruktioner, för tillhandahållandet av Tjänsten;
• myndigheter eller juridiska rådgivare i händelse av misstänkt brottslighet eller otillbörligt beteende; och
• myndigheter, juridiska rådgivare eller andra aktörer, om det krävs av oss enligt lag eller myndighetens beslut.

Vi överför endast Användares personuppgifter till tredje part som vi har förtroende för. Vi väljer noga partners för att se till att Användarens personuppgifter behandlas i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning.

7. Aggregerad data (icke identifierbara personuppgifter)

Vi kan komma att dela aggregerad information till tredje part. Den aggregerade informationen har i ett sådant fall sammanställts från information som samlats in genom Tjänsten och kan exempelvis bestå av statistik över internettrafik eller det geografiska läget för användandet av Tjänsten. Aggregerad information innehåller inte någon information som kan härledas till viss individ och utgör därmed inte personuppgifter. 

8. Cookies

När Användare använder Tjänsten kommer information om användandet att lagras genom cookies. Cookies är passiva textfiler som lagras av webbläsaren i Användarens enhet, såsom dennes dator, mobil eller surfplatta, vid uppkoppling mot Tjänsten. Vi använder cookies för att underlätta Användarens användning av Tjänsten samt för att inhämta information såsom exempelvis statistik om Användarens användning av Tjänsten. Detta sker i syfte att säkerställa, underhålla och förbättra Tjänsten. Informationen som inhämtas från cookies kan även utgöra personuppgifter och i sådant fall omfattas behandlingen av vår Cookie Policy. 

Användare kan när som helst neka användningen av cookies genom att ändra inställningar i sin enhet. Om så sker kan dock Användarens upplevelse av Tjänsten försämras, exempelvis genom att vissa funktioner i Tjänsten inte längre finns tillgängliga. 

9. Ändringar

Vi har rätt att när som helst göra ändringar eller tillägg till Integritetspolicyn. Den senaste versionen av Integritetspolicyn kommer alltid att finnas tillgänglig via Tjänsten. Du kan också be om att få ta del av informationen genom att kontakta HR-avdelningen. 

10. Kontakt

För frågor, ytterligare information om vår hantering av personuppgifter eller för att kontakta oss i andra frågor, använd följande kontaktuppgifter; KICKS Group AB,  e-postadress: hr@kicks.se